美國各校一般都設置獎學金審核小組(或委員會，有的院校就是ADMISSION OFFICE)，由系主任(或所長、院長、項目主持人)掛帥，其下還有抽調出的若干“有分量”的教授，人數在3—10人左右。私人獎學金也是由教授組成的審核小組來審核。而審核小組在審核之前，ADMISSION OFFICE或海外招生辦會先對申請人的材料進行初步的審核，看看你的成績單是否偽造，語言成績等是不是符合學校的一般標準，再將此匯集整理，遞到審核小組(往往還會分類)。所以，符合基本要求以及與專業導師溝通就顯得十分重要，不論是對入學還是對獎學金的發放，不過也有特例。獎學金審核時間在每年的3—5月份左右。

不過，根據學校、系所生源情況、金費情況等各方面綜合情況，也有學生通過向校方及教授表明自己窘迫的經濟現狀，強烈希望獲取獎學金以便正常續讀而最終如愿以償的申請實例。需提醒的是，這種具有冒險色彩的申請行為，在實際操作時要慎之又慎，而醫學和法律則根本不受理類似情況。大多數的院校會按照好壞結果排列，根據事先預定的獎學金名額先錄取并發放。部分經費充裕的院系尤其是得到社會資助多的研究生、博士生，只要錄取一般都會有獎學金，因此名額會按照導師的意向有所增減。那么，與專業導師保持良好的聯系就很重要。有的院校還會按照收到文件的先后順序錄取，一旦額滿，則停止招生，同理，有的則可順延至額滿。