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文書寫作指南大全(一)準(zhǔn)備工作

發(fā)布時(shí)間:2007-8-29 文字大小:  打印:打印此文

如果你進(jìn)入你所選擇的研究生院與你的工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)和考試分?jǐn)?shù)沒有關(guān)系,那么,你有何感想?想象一下:要是錄取委員會(huì)所看的唯一材料只是你的作文,而該委員會(huì)只是根據(jù)幾頁文章就必須做出將改變你未來生活的決定。

因?yàn)樯暾?qǐng)人的研究經(jīng)驗(yàn)、本科GPA成績(jī)以及考試分?jǐn)?shù)都差不多,招生委員會(huì)經(jīng)常在他們之間相互比較,因此,申請(qǐng)人的文章就成了研究生院做出錄取決定的關(guān)鍵因素。簡(jiǎn)單地說,你的文章必須優(yōu)秀。如果沒有該文章,錄取委員會(huì)就會(huì)在兩個(gè)(或甚至二百個(gè))個(gè)人簡(jiǎn)況幾乎相同的申請(qǐng)者中隨意地挑選。

認(rèn)識(shí)文章的重要性是完善你申請(qǐng)讀研究生院的必要的第一步。我們?cè)谶@兒只是幫你通過該過程的其他步驟。請(qǐng)你從左邊的菜單中選出與你相關(guān)的項(xiàng)目。

一、 讀者

你是否想過在你遞交申請(qǐng)之后,你所寫的文章的命運(yùn)會(huì)如何?對(duì)眾多申請(qǐng)者來說,整個(gè)過程的這一部分的確是個(gè)迷。 其實(shí),不應(yīng)該如此。

首先,你的檔案(申請(qǐng)表,成績(jī)報(bào)告單,考試分?jǐn)?shù),推薦信,以及作文)將全部地至少由一位,通常是二、三位錄取委員會(huì)成員閱讀。這不僅說明了對(duì)你的申請(qǐng)總不會(huì)根據(jù)諸如你的GPA或GRE分?jǐn)?shù)等的其中一個(gè)因素而被簡(jiǎn)單化處理,而且還說明了無論你的分?jǐn)?shù)如何,無論好還是不好,你的文章仍會(huì)得到一定的關(guān)注。

錄取官員大約花10到40分鐘看一套文章。有個(gè)官員解釋說:

文章是商學(xué)院申請(qǐng)材料中極大的一部分。它們非常重要,因此多數(shù)顧問要花很多時(shí)間閱讀、評(píng)議。我們一天可能讀二十套,包括晚上帶回家讀的。

一天讀二十套,就是說100多篇! 所以,當(dāng)被問到什么是他們最煩惱的事時(shí),這些官員回答說:“乏味的文章!”“千篇一律!”當(dāng)被問到什么是他們要給申請(qǐng)者的首要?jiǎng)窀鏁r(shí),他們回答說:“要用心去寫,并且內(nèi)容要有趣味!”

一旦一份申請(qǐng)表已經(jīng)第一次被快速讀過,它將被放入以下其中的一疊:接受,拒絕,不肯定。有個(gè)委員會(huì)成員說:

“一般說來,有兩類檔案很容易通過,并且不須兩個(gè)以上的人閱讀: 一類是確實(shí)非常優(yōu)秀,因?yàn)槠浒妇聿牧暇湍敲赐怀觯涣硪活愐泊_實(shí)非常突出,因?yàn)槠浒妇聿牧鲜悄敲床焕硐搿!?/P>

如果你的申請(qǐng)表被放到“接受”或“拒絕”一類,通常會(huì)由另一個(gè)人再閱讀并加以確定。如果申請(qǐng)被評(píng)為“可接受的”,則通常由系主任再?gòu)?fù)讀。如果第二個(gè)閱讀的人同意第一個(gè)閱讀的人的評(píng)價(jià)意見,則該過程就算完成。所有其他申請(qǐng)---通常達(dá)到75%--- 則放到“不肯定”一疊。而這一疊又被分為“可能接受”,“可能拒絕”和“不肯定”,依此再進(jìn)行下去。

你的申請(qǐng)停留在“不肯定”一疊的時(shí)間越長(zhǎng),你的編號(hào)和背景同該疊的其他編號(hào)和背景就越類似。當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)變得嚴(yán)峻時(shí),實(shí)際上,你的文章就是使你的背景和經(jīng)驗(yàn)“起死回生”的唯一工具,文章會(huì)使你區(qū)別于其他同樣的申請(qǐng)者。

二、“他們”尋找什么

(錄取官員的評(píng)語用斜體表示。)

當(dāng)錄取委員會(huì)成員看你的整個(gè)案卷材料(成績(jī)報(bào)告單,GRE分?jǐn)?shù),申請(qǐng)表,推薦信,和個(gè)人聲明)時(shí),他們所要找的基本上是相同的。該申請(qǐng)者在該校能否在學(xué)術(shù)上取得成就,在畢業(yè)時(shí)他能否在該領(lǐng)域有所建樹?

但是當(dāng)委員會(huì)成員細(xì)看你的文章時(shí),他們的焦點(diǎn)卻從可量化與客觀變得模糊主觀。例如,與我們談話的錄取官員說,他們看文章是因?yàn)樗麄儽仨毩私庖粋(gè)真實(shí)的活生生的人的性格和品德。正如一位官員所說:“在未來的三年我將和這個(gè)人在一起,所以我要選擇某個(gè)我認(rèn)為我了解并且我能喜歡的人。”

A.動(dòng)機(jī)

錄取委員會(huì)期望你的文章里已經(jīng)簡(jiǎn)明扼要地回答了“為什么”這個(gè)問題。他們希望通過你的文章了解你的動(dòng)機(jī)并評(píng)價(jià)你對(duì)研究該領(lǐng)域的承諾。

每篇文章都應(yīng)該集中回答“為什么”這個(gè)問題。換句話說,為什么研究法律?為什么在現(xiàn)在?為什么在這兒?為什么選擇我們?當(dāng)然,還有,為什么是你?

你在從這個(gè)輔助課程得到有關(guān)的忠告、建議的同時(shí),請(qǐng)不要忘記你寫文章的最終目的。你必須讓錄取委員會(huì)的成員相信你是適合他們學(xué)校的。我們所告訴你的應(yīng)作為達(dá)到這一目的的一個(gè)方法,因此,要經(jīng)常提醒自己,關(guān)注全局,從該過程的瑣碎細(xì)節(jié)中走出來。

B.寫作/交際技能

文章的另一個(gè)明顯的功能是展現(xiàn)你的語言能力和寫的技能。

交流思想以及把自己的思想熟練地表達(dá)出來的能力對(duì)取得學(xué)術(shù)領(lǐng)域的成功是必不可少的,而優(yōu)秀的作品則來自良好的語言交際技能。

在這個(gè)水平的學(xué)生,期望他們具有,但不要求他們追求,良好的寫的技能。因此,一篇寫得很漂亮的文章可能不會(huì)讓你進(jìn)入研究生院,但是一篇十分蹩腳的文章卻能使你落榜。

該申請(qǐng)者是否掌握了英語語言?是否有扎實(shí)的寫作風(fēng)格和組織自己思想的能力?一個(gè)學(xué)生要取得成就這些都是重要因素。難道在文章當(dāng)中這些就不是重要因素?

C.一個(gè)真實(shí)的人 

正如前面所提到的錄取委員會(huì)所說的,他們?cè)趥(gè)人聲明中所要尋找的最重要的是一個(gè)真實(shí)的、活生生的人。

請(qǐng)將你的臉給我們看。不是為我們,而是為你自己。畢竟,一個(gè)人要比一串不具人格的數(shù)字和一系列成績(jī)更容易被接受。

鑒于此,對(duì)于這一點(diǎn)你不會(huì)感到驚訝:每當(dāng)我們請(qǐng)錄取官員和研究生就文章提出他們最重要的忠告、建議時(shí),我們幾乎每次都收到同樣的回答。雖然有許多不同的表達(dá)方式(要誠(chéng)實(shí),要真誠(chéng),要獨(dú)特,要有個(gè)性,等等),但總是離不開這一點(diǎn):要自然。

錄取官員們要讀大量的文章,同任何人一樣,我們也覺得乏味。那些能使我們感興趣的并且符合要求寫的文章是那些能使我們了解該人的文章。

遺憾的是,用文字取得這樣的交際水平并非人人都能自然地做到的。但這并不意味著不能學(xué)會(huì)。為作到委員會(huì)需要的這種真誠(chéng),我們列舉如下四點(diǎn)忠告。

但是請(qǐng)記住,即使有了這些忠告,建議,你的作文給人的印象也可能難于在你的文章中得到測(cè)定。因此,一個(gè)好的辦法是將你寫好的文章讓那些客觀的人們---最好是那些事先不怎么了解你的人--- 先讀一讀。在他們閱讀時(shí),請(qǐng)他們描述一下他們想象中的這種人。他們所描述的人與你想要表現(xiàn)的人是否一致。如果他們的描述聽起來模糊不清,或是他們表達(dá)有困難,那么說明你所給他的可能不是一張明白清晰的圖像。

D.個(gè)性化

將自己寫進(jìn)聲明里去的最好的方法是使文章個(gè)性化。你這樣做了,你的文章就自然會(huì)更加有趣,更具吸引力,這有助于使你的文章從委員會(huì)那個(gè)星期要審讀的數(shù)百篇其他文章中突出出來。

盡可能使你的文章個(gè)性化。雷同的文章不僅讀起來乏味,而且浪費(fèi)時(shí)間,因?yàn)檫@些文章沒告訴你任何可幫助你更好地了解有關(guān)該申請(qǐng)人的情況。

使自己的文章個(gè)性化是什么意思?這是說丟掉那些形式的東西,寫些對(duì)你有真正意義的內(nèi)容。也就是說在文章里你必須包括你生活中的一段經(jīng)歷或軼事,用豐富、詳實(shí)、生動(dòng)活潑的手法加以描述,讓人讀來如見其人。

表達(dá)你的思想和情感,而不只是事實(shí)和想法。交流真實(shí)的經(jīng)驗(yàn)。我們需要了解你的生活中已經(jīng)接觸過什么。

但是。請(qǐng)切記:一段真實(shí)描述不一定非要傷感的或催人淚下才算個(gè)性化。

一個(gè)描寫個(gè)人心靈頓悟的故事、悲劇、生活變遷、或石破天驚的重大事件對(duì)一篇有分量的文章并非必要。

能有真正生活變遷事件可寫的學(xué)生只是少數(shù)。實(shí)際上,那些過分依賴“重大經(jīng)歷”的學(xué)生經(jīng)常沒能充分發(fā)揮自己的能力。他們常常不考慮他們真正涉獵過什么,或?qū)κ裁锤信d趣過,因?yàn)樗麄兊淖⒁饬θ性谒麄冋J(rèn)為會(huì)感動(dòng)錄取委員會(huì)成員的題目上。他們寫到生與死事件時(shí)過于情緒化,原因是他們認(rèn)為這是最有意義的,足以使自己顯得內(nèi)省和成熟。然而,情況往往是:他們依靠經(jīng)歷本身來為自己辯護(hù),而從未具體說明這個(gè)經(jīng)歷如何改變了他們,或舉出一個(gè)真實(shí)的例子說明他們情緒上的反應(yīng)使得他們想上法學(xué)院的愿望變得有意義。換句話說,他們的文章沒有個(gè)性。

E.詳實(shí),詳實(shí),再詳實(shí)

要使得你的文章個(gè)性化,必須詳實(shí)。

籠統(tǒng)含糊的表達(dá)不可能是好的文章。重點(diǎn)該放在小事上,放在能使你的敘述具體又與眾不同。
運(yùn)用細(xì)節(jié)意味著具體化。要說明,而不是告知,你是什么樣的人:每次說自己是什么樣的人時(shí),都要有真實(shí)的經(jīng)驗(yàn)為背景加以說明。正是這些細(xì)節(jié)使得你的描述與眾不同,具有意義。

請(qǐng)看下面該申請(qǐng)人所用的細(xì)節(jié)。他的文章是這樣開頭的:

One evening, during Christmas vacation of my freshman year in college, when a formidable storm outside called for an evening of hot tea and heavy reading, I picked up a book that had been sitting on my desk for several weeks.

(在我進(jìn)大學(xué)第一年的圣誕節(jié)假期的一天傍晚,外邊是一場(chǎng)可怕的風(fēng)暴,我則需要整晚喝熱茶,以完成繁重的閱讀任務(wù)。那起一本書,它在桌上已經(jīng)有好幾個(gè)星期了。)

注意,他不只是坐下,拿起一本書。他是在圣誕節(jié)期間,坐下來;不是任何一年,而是進(jìn)大學(xué)的第一年;不是任何一個(gè)夜晚,而是一個(gè)暴風(fēng)雨的夜晚,需要整晚喝熱茶提神,以完成繁重的閱讀任務(wù);他拿起的那本書不是放在任何地方的書,而是在他的桌上,并且已經(jīng)放了好幾個(gè)星期了。還請(qǐng)注意,在他的文章的其余部分,他都用具體例子對(duì)自己所提出的每一要點(diǎn)給予說明。例如,他從他父親那兒學(xué)會(huì)珍惜工作和教育。這是一句普通的話,但是他接下去確切告訴我們,他的父親是如何通過列舉具體的職業(yè)和自己的提升來教育他的。因此細(xì)節(jié)使得經(jīng)歷充滿活力。

F.講述故事

把故事寫進(jìn)你的作文里可能是使你的文章讀起來有趣并給人于享受的極好辦法。把故事融進(jìn)文章的最保險(xiǎn)和最通常的方法是先講述故事,然后退回去描述敘述者的角色,并說明為什么要描寫該事件以及從中吸取什么教訓(xùn)。這個(gè)方法之所以管用是因?yàn)樗仁鼓銖膶懬楣?jié)開始,這樣你的文章才可能抓住讀者的注意并且讓他們繼續(xù)讀下去。

要給自己的文章有個(gè)發(fā)展勢(shì)頭 ? 一定要使各個(gè)部分互相銜接,而且朝一個(gè)方向發(fā)展,以此吸引讀者讀下去。

本教程中文章里的許多例子均運(yùn)用敘述故事這一有效的方法。它們?cè)诓煌潭壬习压适氯谶M(jìn)到文章里。該申請(qǐng)人(例一)有點(diǎn)過分,實(shí)際上把敘述與文章的其余部分分隔開來,她在開頭的兩段分別講述兩個(gè)故事,然后跳過幾行再開始“真正的”文章。我們有理由告誡她不要用這一類結(jié)構(gòu),因?yàn)樵摻Y(jié)構(gòu)可能被認(rèn)為是耍花招。相比之下,這個(gè)申請(qǐng)人努力把故事結(jié)合進(jìn)去,以禁止南部聯(lián)邦旗幟為童子軍所用,但是他在不同的要點(diǎn)又偏離敘事,討論他最近的一些活動(dòng)和他上法學(xué)院的動(dòng)機(jī)。

例一

*下面以該申請(qǐng)人的作文為例(為了教學(xué)目的,該文發(fā)表時(shí)未加修改)。

At the age of eighteen, I never expected to receive so much attention. After two years of trying to persuade the local Scout council to abandon its widespread use of the Confederate battle flag, my letter to the National Office paid off. Newspapers nationwide reported that my letter spurred the Boy Scouts of America to issue a policy rest

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